Specyfikacja usług rozwojowych zdalnych w czasie rzeczywistym

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Celem stosowania specyfikacji usług rozwojowych zdalnych w czasie rzeczywistym (dalej jako „Specyfikacja”) jest określenie standardu świadczenia przez BPWS spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie przy ul. Chłodnej 64/315 (00-872 Warszawa), wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000797899, posiadającą numer NIP: 5272901501 oraz numer REGON: 384037095 (dalej jako „BPWS sp. z o.o.”), usług rozwojowych w formie zdalnej w czasie rzeczywistym.

Określenia użyte w dalszej części Specyfikacji:

  • Usługa rozwojowa – Usługa doradcza w formie zdalnej w czasie rzeczywistym lub Usługa szkoleniowa w formie zdalnej w czasie rzeczywistym;
  • Usługa doradcza w formie zdalnej w czasie rzeczywistym – działania podejmowane przez BPWS sp. z o.o., mające na celu nabycie, utrzymanie lub wzrost kompetencji Klienta, polegające na dobraniu i zaproponowaniu Klientowi najbardziej odpowiedniego rozwiązania zagadnienia, udzieleniu fachowej porady, ukierunkowanej na realizację celów założonych przez Klienta, przekazaniu eksperckiej wiedzy i sugestii rozwojowych dotyczących organizacji Klienta, umożliwiające oparcie decyzji biznesowych i rozwojowych Klienta na wiarygodnych danych, ułatwiające wprowadzenie zmian organizacyjnych, zapewniających zwiększenie efektywności działalności gospodarczej i podniesienie poziomu innowacyjności organizacji Klienta; działania w których proces doradczy jest realizowany na odległość za pomocą połączenia internetowego, z wykorzystaniem urządzeń takich, jak komputer, tablet, inne urządzenia mobilne, odbywa się z równoczesnym udziałem zarówno Uczestników, jak i Doradcy, za pomocą komunikatora;
  • Usługa szkoleniowa w formie zdalnej w czasie rzeczywistym – działania podejmowane przez BPWS sp. z o.o., mające na celu nabycie, potwierdzenie lub wzrost kompetencji Uczestników szkolenia lub pozwalające na ich rozwój, obejmujące badanie potrzeb szkoleniowych, określenie celu szkolenia, przygotowanie programu szkolenia, przygotowanie materiałów szkoleniowych, przeprowadzenie szkolenia, ewaluację szkolenia, walidację, czyli sprawdzenie, czy Uczestnicy szkolenia osiągnęli część lub całość efektów uczenia się; działania w których proces uczenia się jest realizowany na odległość za pomocą połączenia internetowego, z wykorzystaniem urządzeń takich, jak komputer, tablet, inne urządzenia mobilne, odbywa się z równoczesnym udziałem zarówno Uczestników, jak i Trenera, za pomocą komunikatora;
  • Materiały doradcze lub szkoleniowe – materiały wspomagające proces doradczy lub proces uczenia się, wykorzystywane w trakcie realizacji Usługi rozwojowej, w szczególności: prezentacje, broszury, podręczniki, przewodniki, poradniki, instrukcje, skrypty;
  • Materiały pracy – materiały wytworzone w trakcie realizacji Usługi rozwojowej przez Uczestników lub przez Uczestników wspólnie z Doradcą lub Trenerem, w szczególności: uzupełnione karty pracy, testy, ankiety, studia przypadku, schematy, diagramy, tablice, inne;
  • Doradca – osoba udzielająca porady w ramach Usługi doradczej;
  • Trener – osoba prowadząca szkolenie w ramach Usługi szkoleniowej;
  • Konsultant – osoba wyznaczona przez BPWS sp. z o.o., przeprowadzająca hospitację w ramach Usługi rozwojowej lub zapewniająca wsparcie techniczne przed jej rozpoczęciem lub w czasie jej trwania;
  • Klient – podmiot zamawiający Usługę rozwojową;
  • Przedstawiciel Klienta – osoba wyznaczona przez Klienta do kontaktu z BPWS sp. z o.o.;
  • Uczestnik – osoba kierowana przez Klienta do udziału w Usłudze rozwojowej, przy czym w przypadku Klienta będącego osobą fizyczną lub osobą fizyczną, prowadzącą działalność gospodarczą, Klient może być jednocześnie Uczestnikiem;
  • Operator – beneficjent projektu, mającego na celu dofinansowanie udziału Uczestnika w Usłudze rozwojowej ze środków publicznych.

Specyfikacja określa prawa i obowiązki BPWS sp. z o.o., Doradców, Trenerów, Klientów, Przedstawicieli Klientów oraz Uczestników, związane z projektowaniem, organizacją i realizacją Usług rozwojowych a także wymagania techniczne i organizacyjne świadczenia przez BPWS sp. z o.o. Usług rozwojowych.

Specyfikacja jest udostępniana Doradcy, Trenerowi, Klientowi, Przedstawicielowi Klienta, Uczestnikowi przez BPWS sp. z o.o. w formie i terminie uzgodnionych przez Strony, przed dniem zawarcia umowy dotyczącej Usługi rozwojowej.

Doradca, Trener, Klient, Przedstawiciel Klienta i Uczestnik są obowiązani do zapoznania się z treścią Specyfikacji przed dniem rozpoczęcia Usługi rozwojowej.

Wszelkie indywidualne ustalenia Stron dotyczące konkretnej Usługi rozwojowej, a odmienne od postanowień zawartych w Specyfikacji, są zawarte w umowie dotyczącej Usługi rozwojowej.

DANE OSOBOWE I INFORMACJE ZASTRZEŻONE

BPWS sp. z o.o. chroni dane osobowe Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika na zasadach określonych w stosownych przepisach prawa powszechnie obowiązującego, w tym zwłaszcza w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1), ustawie z dnia 10 .05.2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r., poz. 1000), a także w przyjętej przez BPWS sp. z o.o. Polityce bezpieczeństwa, która jest udostępniana Doradcy, Trenerowi, Klientowi, Przedstawicielowi Klienta, Uczestnikowi przez BPWS sp. z o.o. w formie i terminie uzgodnionych przez Strony, przed dniem zawarcia umowy dotyczącej Usługi rozwojowej.

BPWS sp. z o.o. zachowuje w tajemnicy wszelkie informacje otrzymane od Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika, w związku z organizacją i realizacją Usługi rozwojowej.

BPWS sp. z o.o. wykorzystuje informacje otrzymane od Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika wyłącznie dla celów wykonania umów zawartych między Stronami.

BPWS sp. z o.o. nie ujawnia osobom trzecim jakichkolwiek informacji zastrzeżonych, tj. takich, co, do których Strony podjęły działania zmierzające do ochrony przed ujawnieniem osobom trzecim.

BPWS sp. z o.o. stosuje środki bezpieczeństwa zapewniające poufność informacji zastrzeżonych, w szczególności chroni informacje zastrzeżone w taki sam sposób, w jaki zabezpiecza swoje własne poufne informacje podobnego typu przed nieautoryzowanym dostępem, wykorzystaniem czy ujawnieniem.

USŁUGA ROZWOJOWA

BPWS sp. z o.o. projektuje, organizuje i realizuje Usługę rozwojową zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zwłaszcza, ale niewyłącznie z przepisami prawa regulującymi: prawa konsumentów, ochronę danych osobowych, ochronę wizerunku, ochronę praw autorskich osobistych i majątkowych, ochronę tajemnic przedsiębiorstwa, zapobieganie i zwalczanie nieuczciwej konkurencji w działalności gospodarczej, dostępność cyfrową stron internetowych i aplikacji mobilnych.

BPWS sp. z o.o. projektuje, organizuje i realizuje Usługę rozwojową, dbając o jej:

  • prostotę – nieskomplikowanie, łatwość,
  • funkcjonalność – praktyczność, użyteczność, przydatność,
  • intuicyjność – logiczność, racjonalność,
  • skuteczność – umożliwienie osiągnięcia celu,
  • dostępność – osiągalność, powszechność,
  • kompatybilność – adekwatność, dopasowanie, działanie z różnym oprogramowaniem i różnymi narzędziami.

BPWS sp. z o.o. dokonuje bieżącego przeglądu oferowanych Usług rozwojowych pod względem aktualności ich zakresu i treści.

ORGANIZACJA USŁUGI ROZWOJOWEJ

Przed przystąpieniem do organizacji Usługi rozwojowej BPWS sp. z o.o. identyfikuje wymagania Klienta i Uczestników odnośnie do Usługi rozwojowej, przeprowadzając analizę potrzeb Klienta i Uczestników w formie wywiadu ustrukturyzowanego z Klientem lub Przedstawicielem Klienta, opartego na pytaniach, zadawanych w sekwencji OGS (pytania ogólne, głębokie, symulacja).

Analiza potrzeb Klienta i Uczestników ma na celu ustalenie w szczególności:

oczekiwań Klienta i Uczestników co do Usługi rozwojowej, tj.:

  • celu, przedmiotu, efektu / efektów Usługi rozwojowej,
  • czasu (daty rozpoczęcia, daty zakończenia, liczby godzin) realizacji Usługi rozwojowej,
  • środowiska cyfrowego Usługi rozwojowej,
  • materiałów wspomagających proces zdalnego uczenia się Uczestników,
  • form działań wspierających samodzielne angażowanie się Uczestników,
  • metod weryfikacji osiągnięcia celów uczenia się przez Uczestników,
  • sposobu monitorowania przez Klienta lub Przedstawiciela Klienta aktywności i postępów Uczestników w osiąganiu celów uczenia się,
  • sposobu przekazania Klientowi informacji o stopniu osiągniecia celów uczenia się przez Uczestników,
  • dostępu do Materiałów doradczych lub szkoleniowych,
  • zakresu i formy wsparcia technicznego Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestników, sposobu udzielenia przez BPWS sp. z o.o. pomocy technicznej;

możliwości Klienta i Uczestników udziału w Usłudze rozwojowej, tj.:

  • narzędzi i technik zdalnego uczenia się, które Klient i Uczestnicy znają, stosowali lub stosują,
  • dostępu Klienta i Uczestników do sieci Internet, w tym szybkości pobierania / przesyłania danych, którą dysponują;
  • sprzętu elektronicznego, którym dysponują Klient i Uczestnicy, w tym urządzeń stacjonarnych lub mobilnych, z których korzystają;
  • wersji systemu operacyjnego i przeglądarki internetowej, z których korzystają.

BPWS sp. z o.o. ocenia wyjściowy poziom kompetencji Uczestników Usługi rozwojowej, przed jej rozpoczęciem, w sposób ustalony z Klientem lub Przedstawicielem Klienta, w tym zwłaszcza, ale niewyłącznie, przeprowadzając testy (pre-testy) lub ankiety w formie pisemnej lub ustnej.

ŚRODOWISKO CYFROWE USŁUGI ROZWOJOWEJ

BPWS sp. z o.o. realizuje Usługę rozwojową w środowisku cyfrowym dostosowanym do wymagań, oczekiwań i możliwości Klienta i Uczestników, ustalonych w sposób opisany w Specyfikacji.

Usługa rozwojowa jest realizowana w środowisku cyfrowym zapewnionym przez BPWS sp. z o.o.

W wyniku indywidualnych ustaleń Stron konkretna Usługa rozwojowa może być realizowana w środowisku cyfrowym Klienta lub w sposób mieszany, tj. częściowo w środowisku cyfrowym zapewnionym przez BPWS sp. z o.o., a częściowo w środowisku cyfrowym Klienta.

Dostęp do środowiska cyfrowego Usługi rozwojowej jest możliwy za pomocą dedykowanego linku do komunikatora.

Dedykowany link do komunikatora jest ważny bezterminowo.

Najpóźniej na 2 dni przed dniem rozpoczęcia Usługi rozwojowej BPWS sp. z o.o. przesyła Doradcy, Trenerowi, Klientowi lub Przedstawicielowi Klienta na ostatni adres poczty elektronicznej, stosowany przez Doradcę, Trenera, Klienta lub Przedstawiciela Klienta w komunikacji z BPWS sp. z o.o., dedykowany link do komunikatora wraz z instrukcją dostępu do komunikatora.

Jeśli Klient udostępnił BPWS sp. z o.o. adresy poczty elektronicznej Uczestników – najpóźniej na 2 dni przed dniem rozpoczęcia Usługi rozwojowej BPWS sp. z o.o. przesyła wszystkim Uczestnikom, dedykowany link do komunikatora wraz z instrukcją dostępu do komunikatora.

BPWS sp. z o.o. zapewnia Doradcy, Trenerowi, Klientowi, Przedstawicielowi Klienta, Uczestnikowi możliwość przetestowania dostępu do środowiska cyfrowego Usługi rozwojowej przed dniem rozpoczęcia Usługi rozwojowej poprzez próbne logowanie za pomocą dedykowanego linku do komunikatora, w terminie uzgodnionym przez Strony.

Środowisko cyfrowe Usługi rozwojowej zapewnione przez BPWS sp. z o.o. dostarcza pełny zakres funkcjonalności konieczny do przeprowadzenia Usługi rozwojowej (połączenia głosowe, połączenia video, chat, dwustronne udostępnianie ekranów, tworzenie wirtualnych pokoi dla pracy grupowej).

Środowisko cyfrowe Usługi rozwojowej zapewnione przez BPWS sp. z o.o. pozwala na udział w Usłudze rozwojowej w wersji stacjonarnej (komputer stacjonarny z dostępem do sieci Internet) lub wersji mobilnej (urządzenia mobilne z dostępem do sieci Internet).

BPWS sp. z o.o. korzysta z wersji online środowiska cyfrowego, co zapewnia dostęp do aktualnych wersji oprogramowania.

UDZIAŁ W USŁUDZE ROZWOJOWEJ

W celu prawidłowego udziału w Usłudze rozwojowej Uczestnik musi posiadać:

  • dostęp do sieci Internet (łącze sieciowe) o minimalnej szybkości pobierania / przesyłania:128 kb/s;
  • sprzęt elektroniczny (komputer / laptop / smartfon / tablet) z kamerą i mikrofonem oraz z systemem operacyjnym (OS): macOS, Windows, LinuX OS, iOS, Android;
  • przeglądarkę internetową: Google Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer, Microsoft Edge, Opera.

Szczegółowe minimalne warunki techniczne udziału w konkretnej Usłudze rozwojowej są określane każdorazowo przez BPWS sp. z o.o. w karcie Usługi rozwojowej opublikowanej przez BPWS sp. z o.o. w Bazie Usług Rozwojowych, (dalej jako „BUR”), dostępnej pod adresem: https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl/, a oznaczonej indywidualnym numerem wskazanym przez BPWS sp. z o.o. w umowie dotyczącej Usługi rozwojowej zawartej z Klientem.

W Usłudze rozwojowej mogą wziąć udział:

  • Doradca lub Trener, świadczący usługi eksperckie lub trenerskie w ramach Usługi rozwojowej,
  • Klient lub Przedstawiciel Klienta, celem monitorowania w czasie rzeczywistym Usługi rozwojowej, w tym weryfikacji obecności Uczestników kierowanych do udziału w Usłudze rozwojowej, aktywności i postępów Uczestników w osiąganiu celów uczenia się,
  • Uczestnicy kierowani przez Klienta do udziału w Usłudze rozwojowej.

Doradca, Trener, Klient, Przedstawiciel Klienta, Uczestnik logując się do komunikatora, stanowiącego środowisko cyfrowe Usługi rozwojowej, wpisują jako nazwę Użytkownika swoje pełne imię i nazwisko, aby Konsultant lub Operator mógł zweryfikować ich tożsamość.

Konsultant jest odpowiedzialny za weryfikację (akceptację lub odrzucenie) prośby Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika o dostęp do Usługi rozwojowej, zgłoszonej przed rozpoczęciem lub w trakcie trwania Usługi rozwojowej za pośrednictwem komunikatora.

Doradca, Trener, Klient, Przedstawiciel Klienta, Uczestnik mogą wziąć udział w Usłudze rozwojowej tylko z jednego urządzenia jednocześnie.

Biorąc udział w Usłudze rozwojowej Doradca, Trener, Klient, Przedstawiciel Klienta, Uczestnik wyrażają zgodę na poddanie się kontroli lub monitoringowi Usługi rozwojowej, prowadzonym przez Konsultanta lub Operatora.

Biorąc udział w Usłudze rozwojowej Doradca, Trener, Klient, Przedstawiciel Klienta, Uczestnik przestrzegają powszechnie uznanych norm kultury osobistej.

Konsultant jest uprawniony do usunięcia z Usługi rozwojowej Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika w przypadku naruszenia jakiegokolwiek prawa osób trzecich, podejmowania zachowań o charakterze obraźliwym, czy stosowania słownictwa naruszającego dobre obyczaje.

REALIZACJA USŁUGI ROZWOJOWEJ

BPWS sp. z o.o. zapewnia wsparcie techniczne Doradcy, Trenerowi, Klientowi, Przedstawicielowi Klienta, Uczestnikowi, stosownie do oczekiwań Klienta i Uczestnika, ustalonych w sposób opisany w Specyfikacji oraz potrzeb zgłaszanych Konsultantowi przez Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika w trakcie trwania Usługi rozwojowej.

W trakcie trwania Usługi rozwojowej na sprzęcie elektronicznym Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika nie jest instalowane jakiekolwiek oprogramowanie.

BPWS sp. z o.o. podejmuje działania wspierające samodzielnie angażowanie się Uczestników, polegające na stosowaniu przez Doradcę lub Trenera form aktywizujących:

  • praca w podgrupach,
  • głosowanie,
  • dyskusja,
  • burza mózgów,
  • współdzielenie przez Doradcę lub Trenera z Uczestnikami wirtualnych tablic i plików,
  • samodzielne wykonywanie przez Uczestników zadań i ćwiczeń.

Doradca lub Trener monitoruje i wspiera aktywną obecność Uczestników, w szczególności poprzez zadawanie pytań konkretnym Uczestnikom, formułowanie pytań zachęcających do dyskusji oraz stosowanie urozmaiconych form przekazu.

BPWS sp. z o.o. stosuje praktyki zapewniające weryfikację osiągnięcia przez Uczestników celów i efektów Usługi rozwojowej w trakcie jej trwania oraz po jej zakończeniu, obejmujące:

  • pomiar postępów uczenia się Uczestników w formie zadań lub ćwiczeń o charakterze praktycznym, których wykonanie wymaga zastosowania przez Uczestnika wiedzy teoretycznej oraz testów (post-testy) lub ankiet w formie pisemnej lub ustnej,
  • informację zwrotną podsumowującą aktywność Uczestników Usługi rozwojowej oraz stopień osiągniecia celów uczenia się przez Uczestników, przekazywaną Klientowi lub Przedstawicielowi Klienta przez Konsultanta, Doradcę lub Trenera po zakończeniu Usługi rozwojowej.

Klient lub Przedstawiciel Klienta ma prawo monitorować aktywność i postępy Uczestników w osiąganiu celów uczenia się poprzez udział w Usłudze rozwojowej.

PRODUKTY CYFROWE USŁUGI ROZWOJOWEJ

BPWS sp. z o.o. nie rejestruje, nie utrwala i nie udostępnia dźwięku i/lub obrazu przebiegu Usługi rozwojowej i nie utrwala wizerunku Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika, biorących udział w Usłudze rozwojowej.

W wyniku indywidualnych ustaleń Stron dźwięk i/lub obraz przebiegu konkretnej Usługi rozwojowej może być rejestrowany, utrwalany i udostępniony. Wówczas BPWS sp. z o.o. przed rozpoczęciem Usługi rozwojowej uzyskuje od Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika, biorących udział w Usłudze rozwojowej, zgodę na rejestrację i udostępnienie wizerunku.

Doradca, Trener, Klient, Przedstawiciel Klienta, Uczestnik nie są uprawnieni do rejestrowania, utrwalania, udostępniania dźwięku i/lub obrazu przebiegu Usługi rozwojowej, bez pisemnej zgody BPWS sp. z o.o. W przypadku dokonania nieuprawnionej rejestracji, utrwalenia, bez zgody BPWS sp. z o.o., BPWS sp. z o.o. może zażądać od Doradcy, Trenera, Klienta, Przedstawiciela Klienta, Uczestnika skasowania nagrania, lub jeżeli zostało już udostępnione – do zaniechania dalszego udostępniania i usunięcia nagrania z nośników elektronicznych lub z sieci Internet/Intranet.

BPWS sp. z o.o. oświadcza, że przysługuje jej autorskie prawo majątkowe lub licencja udzielona przez Doradcę lub Trenera na korzystanie z Materiałów doradczych lub Materiałów szkoleniowych, z prawem do udzielania dalszych licencji.

BPWS sp. z o.o. udziela Klientowi, Przedstawicielowi Klienta, Uczestnikowi na czas nieokreślony licencji niewyłącznej na korzystanie z Materiałów doradczych lub szkoleniowych na następujących polach eksploatacji:

  • wprowadzenie Materiałów doradczych lub szkoleniowych, jak i ich części, do pamięci komputerów oraz dokonywanie zwielokrotnienia w celach niekomercyjnych w ramach dozwolonego użytku osobistego,
  • zwielokrotnienie Materiałów doradczych lub szkoleniowych techniką cyfrową.

Udzielenie licencji następuje w ramach wynagrodzenia za udział w Usłudze rozwojowej, uzgodnionego przez Strony w umowie dotyczącej Usługi rozwojowej.

BPWS sp. z o.o. przekazuje Klientowi lub Przedstawicielowi Klienta Materiały doradcze lub szkoleniowe najpóźniej na 7 dni po dniu zakończenia Usługi rozwojowej w formie uzgodnionej przez Strony.

BPWS sp. z o.o. wyraża zgodę na zmianę formy, w jakiej Materiały doradcze lub szkoleniowe zostały przekazane Klientowi, Przedstawicielowi Klienta.

BPWS sp. z o.o. przekazuje Klientowi lub Przedstawicielowi Klienta Materiały pracy najpóźniej na 7 dni po dniu zakończenia Usługi rozwojowej w formie uzgodnionej przez Strony.

BPWS sp. z o.o. nie przechowuje kopii, w tym kopii elektronicznych, Materiałów pracy.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W zakresie nieuregulowanym w Specyfikacji zastosowanie znajdują przepisy prawa powszechnie obowiązującego.